V javni razpravi so spremembe na področju evidenc dela - bo uvedeno obvezno "štempljanje"?

Novica z dne 01. 08. 2022

Z namenom učinkovitejšega nadzora nad delovnim časom, odmorom in počitkom so na Ministrstvu za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti pripravili spremembe in dopolnitve Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti.

Cilji predlaganega zakona

Spremembe zakona bodo inšpektoratu za delo olajšale ugotavljanje nepravilnosti, kakršne smo lahko videli tudi v primeru kršitev pravic delavcem v podjetjih Marinblu in Selea.

Spoštovanje določb o delovnem času ter zagotavljanje počitkov in odmorov je pomembno z vidika zagotavljanja varnosti in zdravja pri delu ter spoštovanja temeljnih pravic delavcev do odmorov, počitka ter svobodnega koriščenja dela prostih dni. Spoštovanje določb o delovnem času ter zagotavljanje počitkov in odmorov je pomembno z vidika zagotavljanja varnosti in zdravja pri delu ter spoštovanja temeljnih pravic delavcev do odmorov, počitka ter svobodnega koriščenja dela prostih dni.

Inšpektorat za delo zaradi pomanjkljive normativne ureditve nepravilnosti v zvezi z delovnim časom ter zagotavljanjem počitkov težko ugotovi.

Cilji predlaganega zakona so:

  • jasnejša določitev razmerja, za katerega je treba voditi evidenco o izrabi delovnega časa,
  • zagotovitev možnosti delavca, da se seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa,
  • zagotovitev učinkovitejšega inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb o delovnem času, odmorih in počitkih delavca ter
  • zagotovitev spoštovanja določb o delovnem času ter zagotavljanju počitkov in odmorov.

Spremembe in dopolnitve Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti

Vir: Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti

Javna razprava predloga

Minister za delo Luka Mesec pravi, da bodo k predlogu zakona še en mesec (do konca avgusta) sprejemali predloge in popravke, prav tako »se lahko pogovarjamo« o drugačnih določitvah v svobodnejših poklicih. Potem mora predlog zakona potrditi še vlada pred obravnavo v državnem zboru.

Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-1) med drugim na novo opredeljuje pojem delavca in predvideva podrobnejše vodenje evidenc o izrabi delovnega časa.

Medtem ko ste do zdaj za vsakega zaposlenega lahko vodili evidenco tako, da ste, denimo, obkljukali navzočnost delavca na delovnem mestu in da je opravil osem ur dela na dan, bo po novem – po predlogu zakona – treba vpisovati tudi podatek o času prihoda delavca na delo in odhoda z dela, obsegu izrabe odmora med delovnim časom in podobno. Vse to pa bo obvezno v elektronski obliki, pri čemer se bodo morali beležiti tudi vsi morebitni posegi v evidenco.

Dodatna nepotrebna birokracija v času novih oblik dela

Področje delovnega časa in evidenc, ki jih mora delodajalec imeti, urejata zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) ter zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1). ZEPDSV je začel veljati leta 2006 in se od takrat ni spreminjal. Se pa spreminja narava dela – vse več podjetij zaposlenim omogoča prožno delo, delo od doma, daljša kosila, tudi urejanje osebnih opravkov med delovnim časom in podobno. Večini delodajalcev je namreč pomembno, da je delo opravljeno, in ne koliko časa delavec prebije v službi.

Prvi osnutki sprememb so se sicer pripravljali že leta 2019, saj inšpektorat za delo že več let opozarja, da je evidenca o izrabi delovnega časa med bolj problematičnimi, saj inšpektorji na tem področju zaznavajo precej kršitev.

Velika podjetja in precej srednjih že ima evidentiranje prihodov, odmorov in odhodov zaposlenih urejeno elektronsko, medtem ko manjša podjetja za to skrbijo sama. Čeprav je med cilji urediti razmere v gradbeništvu in gostinstvu, pa bi spremembe dodatno obremenile tista podjetja, ki zdaj nimajo vzpostavljenih sistemov za evidentiranje delovnega časa.

Evidence bo treba voditi tudi za študente, honorarne sodelavce ...

Predlog zakona najprej dopolnjuje definicijo delavca tako, da se kot delavec šteje tako delavec, ki dela na podlagi pogodbe o zaposlitvi, kot tudi delavec, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravlja delo pri delodajalcu, pod pogojem, da ga opravlja osebno in je vključen v delovni proces delodajalca ali večinoma uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa delodajalca.

Torej bi po novem bilo treba evidence voditi ne samo za redno zaposlene, ampak tudi za študentsko delo, delo na podlagi avtorske in podjemne pogodbe, delo poslovodne osebe, ki ni v delovnem razmerju, osebe, ki opravlja delo zaradi usposabljanja ...

Kaj vse bo treba beležiti

Zakon zdaj delodajalce zavezuje, da v okviru zahtevanih podatkov v zvezi z evidenco o izrabi delovnega časa zahteva le podatek o številu opravljenih ur, ne pa tudi podatka o začetku in koncu dnevnega delovnega časa in podobno.

Da bi lahko inšpektorji učinkovitejše nadzirali spoštovanje zakonodaje, zakon predlaga, da se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo še podatki:

  • čas prihoda delavca na delo in odhoda z dela;
  • izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom – pri tem se ne zahteva, da se vpiše čas izrabe odmora hkrati (neposredno) ob dejanski izrabi odmora med delovnim časom, temveč je pomembno, da se v evidenco vpiše podatek o izrabi in obsegu odmora med delovnim časom, medtem ko je način beleženja tega podatka (ali se vpisuje neposredno ob začetku in koncu odmora ali kako drugače, če se, na primer, čas odmora pri delodajalcu izrablja konstantno ob vnaprej točno določenem času …) prepuščen delodajalcu;
  • opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela (zlasti nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa);
  • opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času;
  • tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno razporeditev polnega delovnega časa.

V trenutnem predlogu zakona pa ni nikjer določeno, kako bi se urejale evidence v primeru dela na daljavo oziroma od doma.

Obvezno elektronsko vodenje evidence in mesečno obveščanje delavcev o opravljenih urah

Medtem ko so podjetja lahko do zdaj evidenco o izrabi delovnega časa vodila ročno, denimo s kadrovnikovim vpisom v razpredelnico za vse delavce hkrati, pa predlog zakona zahteva obvezno vodenje evidence v elektronski obliki, da bi zagotovili »boljšo verodostojnost te evidence, hkrati pa bo ta predstavljala podlago za učinkovitejši inšpekcijski nadzor«. Hkrati se bodo morali beležiti vsi posegi v evidenco, tako da naknadna sprememba podatka vsebuje tudi razlog spremembe in čas vpisa spremembe.

Delodajalec bo moral delavcu zagotavljati vpogled v podatke iz evidence, prav tako pa ga bo moral pisno obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za prejšnji mesec do konca plačilnega dne. Torej bo po novem treba poleg pisne plačilne liste izdati tudi obvestilo, v katerem bodo navedeni podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. To obvestilo se bo sicer lahko poslalo po elektronski poti na elektronski naslov delavca, če elektronsko poslovanje zagotavlja delodajalec in tudi nalaga njegovo uporabo.

Prav tako bo moralo podjetje na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela hraniti evidenco o izrabi delovnega časa ter tudi vso delovnopravno dokumentacijo, na podlagi katere se vpisujejo podatki v evidenco.

Bo informacijsko podporo zagotovila država?

Predlog zakona še predvideva vzpostavitev informacijske podpore za elektronsko vodenje evidence o izrabi delovnega časa najpozneje v 18 mesecih po uveljavitvi zakona (30 dni po objavi v uradnem listu). Kdo bi vzpostavil informacijsko podporo, iz predloga zakona ni razvidno, je pa zapisano, da bodo sredstva za kritje stroškov informacijske podpore predvidoma zagotovljena v okviru projekta, ki je del načrta za okrevanje in odpornost (NOO), a finančne posledice še niso ovrednotene. Spomnimo, v slovenskem načrtu za okrevanje in odpornost NOO) je že predvidena vzpostavitev informacijske podpore za beleženje delovnega časa v sodelovanju z inšpektoratom za delo, kjer bo posebna pozornost namenjena beleženju delovnega časa pri delu od doma, še posebej pri delu od doma v nestandardnih oblikah dela. Kako bosta potekali »štempljanje« in vodenje evidenc, ni določeno v predlogu. Teoretično so možne tudi, na primer, mobilne aplikacije.

Najpozneje 12 mesecev po vzpostavitvi informacijske podpore za elektronsko vodenje evidence o izrabi delovnega časa pa se bosta po predlogu zakona začeli uporabljati obveznost elektronskega vodenja evidence o izrabi delovnega časa in obveznost delodajalca, da v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca dnevno vpisuje podatek o tekočem seštevku ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa. Do uvedbe obveznega elektronskega vodenja evidence o izrabi delovnega časa bo lahko delodajalec ta podatek vpisoval tedensko.

Globe po novem tudi za odgovorne osebe

Do zdaj sankcij za odgovorne osebe ni bilo, po novem pa so predvidene, in sicer od 150 do dva tisoč evrov, prav tako se dodatno predlaga pooblastilo inšpektorja za delo za izrekanje glob v razponu.

Po novem se tako z globo od 1.500 do 20 tisoč evrov kaznuje delodajalec – pravna oseba, samostojni podjetnik oziroma posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost, ki ne vodi, hrani ali ne posodablja evidenc, delavca pisno ne obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa. Za manjše delodajalce je predvidena globa od 300 do osem tisoč evrov, delodajalce posameznike pa od 150 do 1.200 evrov.

Kako delovni čas urejajo v Avstriji, Italiji, Franciji, Estoniji, na Nizozemskem in Irskem

Ministrstvo za delo je v predlogu zakona predstavilo tudi evidentiranje delovnega časa v nekaterih državah EU:

  • Sosednja Avstrija ne določa konkretnih metod evidentiranja delovnega časa, zahteva le, da morajo biti evidence delovnega časa razumljive. Delodajalci morajo tako evidentirati delovni čas zaposlenih (tudi delavce s krajšim delovnim časom, izključeni pa so najvišji vodstveni delavci), zlasti začetek in konec delovnega časa ter čas počitka. Pri fleksibilnem delovnem času lahko delavec samostojno evidentira delovni čas in ob koncu evidenco pošlje delodajalcu v potrditev. Zaposleni, ki sami določajo kraj in čas opravljanja dela ali opravljajo svoj poklic večinoma doma, morajo vsak dan evidentirati samo trajanje delovnega časa, ne pa tudi začetka, konca in počitka.
  • V Estoniji so predpisi o evidentiranju delovnega časa zelo preprosti, saj velja eno pravilo: da mora delodajalec zagotavljati dogovorjeni čas dela in počitka ter voditi evidenco delovnega časa. Drugega pravila in zakonske ureditve ni, zato se o načinu beleženja in obračunavanja delovnega časa odloča delodajalec.
  • Na Nizozemskem morajo vsi delodajalci voditi evidenco o času in navzočnosti svojih zaposlenih, pa tudi agencijskih in napotenih delavcih ter pripravnikih. Zakon se ne uporablja za tiste, ki zaslužijo več kot trikratnik minimalne plače na leto, in za samozaposlene strokovnjake, razen kadar gre za vprašanje varnosti tretjih oseb (denimo samozaposlene voznike v cestnem prometu). V evidenci morajo biti zabeleženi vse delovne ure, odmori, dopust in bolniške odsotnosti. Delodajalci lahko sami izberejo način evidentiranja, zaposleni pa morajo imeti vpogled v evidenco podatkov. Evidenco o delovnem času zaposlenih mora delodajalec hraniti 52 tednov.
  • V Franciji razlikujejo dva sistema: v prvem so delavci, katerih delovni čas se izračunava v urah (tedensko, mesečno, letno), v drugem pa delavci, ki na podlagi pogodbe delajo določeno število dni, njihov delovni dan pa se izračunava na delovne dni na leto (največ 218 dni), in ne na ure. V prvem primeru ni posebne obveznosti beleženja delovnega časa ali izdaje dokumenta o številu opravljenih ur, medtem ko mora delodajalec za zaposlene, ki delajo po pavšalnem dogovoru, voditi evidenco, ki kaže datume, ko so zaposleni delali, in redno preverjati, ali je obremenitev delavca razumna. Delavec lahko v obeh primerih do teh podatkov dostopa z uveljavljanjem pravice do dostopa do svojih osebnih podatkov.
  • V Italiji morajo delodajalci izpolniti tako imenovano delovno evidenco (libro unico del lavoro), v kateri so zbrani podatki v zvezi z delovnim razmerjem (vključno z navzočnostjo ali odsotnostjo vsakega zaposlenega). Izpolnjevati jo je treba mesečno in med drugim vsebuje podatke o opravljenih urah, nadurah, odsotnostih, praznikih in plačanem dopustu. Izjeme so za poslovodne delavce, zaposlene v gospodinjstvu, verskih službah in delavci, ki opravljajo delo na daljavo.
  • Na Irskem oblika vodenja evidence o dejansko opravljenih urah ni določena, lahko je elektronska ali ročna. Delodajalec mora evidence hraniti tri leta, vsebovati pa morajo informacije: uro začetka in konca dela v dnevu, skupaj dnevno in tedensko število ur ter rabo dopusta. Izjeme so delavci, ki si sami določajo delovni čas, in delo, ki ga delavec opravlja prostovoljno.

Vir: Finance

Nazaj