Vrste dopisov

29. 7. 2020 | Avtor: Mina Zupančič

Dopisi pri zaposlovanju

Vabilo na razgovor, ponudba za zaposlitev in odklonitev prošnje za zaposlitev

Preden na razgovor povabimo kandidate, ki smo jih izbrali v ožji krog najustreznejših, si vzamemo čas in pregledamo vse prijave. Kandidati bodo v vsakem primeru pričakovali odgovor, naj je to vabilo na razgovor ali odklonitev prošnje za zaposlitev.

Če se je za odprto delovno mesto prijavilo več kandidatov in bi želeli vplivati na razpored razgovorov, v dopisu določimo datum, uro in kraj razgovora ter prosimo kandidata, da termin potrdi. Prednosti pisnega načina:

  • dopis je kratek, bistvene sestavine so tri (kraj, datum in ura sestanka),

  • enako osnovo dopisa lahko uporabimo pri vseh kandidatih,

  • hitreje in enostavneje se dogovorimo za termine,

  • lažje naredimo urnik po terminih, ki jih določimo sami,

  • če pozabimo, kdaj smo se dogovorili za razgovor, lahko vedno preverimo v zapisanem.

Zgradba vabila na razgovor:

  • v uvodu se zahvalimo za kandidatov dopis, v katerem je povpraševal po določenem delovnem mestu ali se je nanj prijavil,

  • v jedru konkretno odgovorimo na prošnjo,

  • končamo lahko z besedami »s spoštovanjem« ter se spodaj podpišemo in navedemo našo funkcijo v podjetju.

Druga možnost je, da kandidata povabimo, naj nas pokliče po telefonu, da se uskladimo in dogovorimo za termin, ki bo obema najbolj ustrezal, vendar pri tem obstaja več slabosti:

  • po telefonu se lahko narobe razumemo ali slabo slišimo in hitro zamešamo uro in datum,

  • med pogovorom nas lahko kaj zmoti in si pozabimo zapisati dogovorjeni sestanek.

Prednost telefonskega komuniciranja je, da že po glasu, načinu komunikacije, tonu in izražanju dobimo prvi vtis o kandidatu.

Zgradba ponudbe za zaposlitev

Ponudba za zaposlitev je napisana po tem, ko smo s kandidatom že opravili razgovor in ga uvrstili v najožji izbor.

Dopis naj vsebuje: naziv delovnega mesta, ime delodajalca, datum nastopa dela, višino plače, delavnik, količino dopusta, ime in funkcijo nadrejenega, odpovedni rok, podatke o pokojninskem zavarovanju, dodatne ugodnosti. Priložen je lahko osnutek pogodbe o delovnem razmerju. V zaključnem stavku pozovemo kandidata, da sprejme delovno mesto, npr. »s podpisom priložene kopije sprejemate ponudbo«, ali ga povabimo na pregled in podpis pogodbe.

Zgradba odklonitve prošnje za zaposlitev

Kadar se na razpis prijavi veliko kandidatov in smo že naredili ožji izbor najprimernejših za delovno mesto, je pošteno, da napišemo dopis tudi tistim, katerih prošnjo odklanjamo. Kandidat se je potrudil in vložil kar nekaj časa v sestavo prošnje, zato si zasluži spoštljiv in vljuden odgovor.

Odgovor naslovimo z na primer »spoštovani gospod Kranjc«, kjer navedemo točen priimek in po možnosti ime. Nato se z enim stavkom v uvodu zahvalimo za prejeto prijavo, v jedru pa v dveh do treh stavkih na kratko in vljudno pojasnimo, zakaj je kandidat zavrnjen. V zaključku besedilo pospremimo s ponovno zahvalo, na primer »hvala za zanimanje, ki ste ga pokazali za naše podjetje«, in končamo s spoštovanjem.

Dopisi kupcem

Odgovori na povpraševanja/ponudbe

Uvodoma se z enim stavkom zahvalimo za povpraševanje. Jedro naj vsebuje kratke in jasne odgovore na vprašanja, ki jih je stranka zastavila, in poziv, naj se oglasi, če se bodo pojavile še kakršne koli nejasnosti. Odgovorom na povpraševanja lahko dodamo priloge, kot so na primer katalog izdelkov, reklamna brošura, cenik ipd., da stranka lahko naše izdelke podrobneje prouči.

Opravičilo

Včasih se zgodi, da stranki po pomoti pošljemo kaj, kar ni namenjeno njej, včasih stranke opozorijo na svoje nezadovoljstvo, ki je nastalo po naši krivdi. V takšnih primerih je prav, da se opravičimo, hkrati pa ohranimo dostojanstvo in ugled.

Ko se za kaj opravičujemo, se hitro zgodi, da izpademo patetični ali klečeplazimo. Izogibajmo se raje stavkom, kot so »ponižno se vam opravičujem«, in jih nadomestimo z izrazi »zelo mi je žal«, »opravičujem se za neljubi dogodek«, »dovolite, da pojasnim okoliščine, ki so privedle do nepričakovanih težav« ipd.

Odgovori na pritožbe (opisani v 3.2.4. poglavju)

Izterjava dolgov

Izterjava plačila je nehvaležno in pogosto frustrirajoče delo, saj se stranke včasih poskušajo izogniti plačilu, drugič preizkušajo meje našega potrpljenja ali pa zavlačujejo. Dopis, v katerem terjamo dolg, bo tudi dokaz, da smo stranko na dolg opozorili in jo pozvali k plačilu do določenega roka.

Pomembno je vedeti:

  • da moramo izbrati pravi ton,

  • da lahko s spodbudami in svarili pospešimo potek dogodkov,

  • da moramo ves čas ostati vljudni in spoštljivi.

1. Prijazno opominjanje

Začnimo z nevtralnim tonom in prijazno vprašajmo, ali je morda nastal kak zaplet, da plačila še nismo prejeli. S tem izzovemo pojasnilo in vzroke za neplačilo. V nadaljevanju pozovemo stranko, naj čim prej poravna dolg in se ob kakršnih koli vprašanjih obrne na nas (tako bomo dali stranki občutek, da na drugi strani stoji človek in ne stroj ter se lahko s težavo obrne na nas).

2. Drugi opomin, spodbuda in svarilo

Če je neplačevanje prišlo tako daleč, da moramo stranko ponovno pozvati k plačilu, ji napišemo drugi opomin. Uvodni odstavek naj vsebuje največ tri stavke, v katerih pojasnimo, da plačila kljub že poslanemu opominu še vedno nismo prejeli. V jedru odločno zahtevamo plačilo in navedemo višino zneska in datum, do katerega naj bo izvedeno, ter opozorimo, da bomo po tem datumu ukrepali drugače (tudi

povemo, kako). Končamo lahko s stavkom »v pričakovanju plačila vas lepo pozdravljam« ali le »s spoštovanjem«.

3. Sodni postopek

Nekatere stranke se do zadnjega izogibajo poravnavi dolga. Potem ko smo jih že večkrat opozorili in pozvali k plačilu in še vedno nismo dobili tistega, kar smo želeli, stvari predamo pravni službi. Dopis, ki vsebuje uradno obvestilo o naših namenih sprožitve pravnega postopka, je zadnji korak, ko je razmerje že povsem propadlo in je prepustitev odločitve na sodišču neizbežna.

Stranki v dopisu jasno povemo, da nadaljnjih opozoril ne bo, in navedemo, da če v določenem roku ne bo v celoti poravnala dolga, bomo za poplačilo vložili zahtevek na sodišču.

Nasvet: Da bi se na sodišču izognili raznim izgovorom dolžnikov (recimo da o sprožitvi postopka terjatev niso bili obveščeni), se lahko v dopisu zavarujemo s tem, da navedemo, koliko opominov smo že poslali, kdaj smo jih poslali in kaj smo od stranke zahtevali.

Dopisi dobaviteljem

Dobavitelje je včasih treba držati »na kratko«. Pogosto se moramo pogajati za cene, prevoz, dobavne roke in popuste, zato mora tudi poslovni dopis vsebovati jasno sporočilo, kaj od prejemnika želimo.

Pogajanja

Dopis se lahko začne s čisto prijateljskim, sproščenim tonom, na primer »z veseljem sporočam, da je prodaja blaga v zadnjem mesecu narasla, zato bi potrebovali dodatne surovine«. To bralca dvigne, zato se lahko v nadaljevanju začnemo pogajati z opozorilnim tonom, na primer »rad/a bi ob tej priložnosti še omenil/a, da so vaše cene surovin že presegle cene konkurence, in ker z vami še želimo sodelovati, bi bil/a zelo hvaležen/hvaležna, če bi premislili o spustu cen«. Omenimo tudi, da so cene za nas pomemben dejavnik pri nakupu, in opozorimo, da bomo drugače primorani kupovati pri konkurenci. Prijazno in vljudno dobavitelja stisnemo v kot.

Dopis lahko napišemo tudi, ko prosimo za rabat. Pogajanja za popuste so velikokrat naporna, saj dobavitelj predlaga najmanjši možni popust, mi pa se borimo za čim večjega. Ponavadi smo popuste in cene dobavitelju omenili že prej, zato ga v dopisu le opomnimo na to možnost in predlagamo rabat, ki nam ustreza. Upajmo si iti dlje, saj lahko pričakujemo, da se bomo srečali šele na pol poti! Bodimo vljudni, vendar trdni in odločni.

Povpraševanje za ceno

Recimo, da od dobavitelja želimo izvedeti cene za določen zapleten proizvod. V tem primeru raje kot golo naštevanje določenih specifikacij uporabimo tabelo, ki je bolj pregledna in bo dobavitelju omogočala, da bo lažje razbral vse točke in težje izpustil kakšen podatek. V dopis napišemo tudi, do kdaj naj nam sporočijo cene (z navedbo datuma).

Nazaj