Za nekatere zaposlene so najboljši sestanki tisti, ki jih ni. To ne odraža le pomanjkanja časa, ampak vse pogosteje tudi poplavo sestankov, ki niso nujni. Predno torej skličete sestanek, premislite, ali je sestanek res najboljša rešitev. Večina sestankov spada v eno od obeh kategorij: informiranje ali odločanje. Če gre zgolj za informiranje, je morda bolj učinkovita oblika e-sporočilo. Glede na namen sestanka prilagodimo tudi posamezne elemente:
|
Namen sestanka / Elementi sestanka |
Informiranje |
Odločanje |
|
Število udeležencev |
Ni omejitev |
10-30 ali manj |
|
Kdo naj se udeleži |
Kdor mora izvedeti |
Kdor lahko prispeva k odločitvi |
|
Kako komunicirati |
Vodja sestanka sporoča |
Interaktivno sodelovanje |
|
Priprava prostora |
Udeleženci so obrnjeni k vodji sestanka |
Udeleženci so obrnjeni eden proti drugemu |
|
Stil vodenja |
Avtoritativni |
Demokratični |
|
Poudarjeno |
Vsebina |
Reševanje problema |
|
Ključ |
Dobra priprava informacij |
Neformalen začetek |
Načrtovanje. Učinkoviti sestanki se začnejo z načrtovanjem. Najprej ugotovite, ali lahko načrt za sestanek izdelate sami ali je smiselno vključiti več sodelavcev. Določite namen sestanka in nato začrtajte cilje: kaj konkretno želite s sestankom doseči?
Udeleženci. Razmislite, kdo se mora sestanka udeležiti. Če gre za informativen sestanek, povabite vse, ki se jih informacije tičejo. Če gre za sestanek, kjer boste reševali problem ali se odločali, razmislite, kdo je tisti, ki lahko dejavno prispeva oz. se lahko odloča. Povabite vse tiste, ki so potrebni, in samo tiste, ki jih potrebujete.
Priprave. Na sestanek se dobro pripravite in enako omogočite tudi drugim udeležencem. Informacije, ki jih lahko posredujete udeležencem že pred sestankom, posredujte 48 ur pred dogovorjenim sestankom. Sem spadajo na primer poročila, grafi, analize, načrti. Tako se bodo udeleženci lahko vnaprej pripravili in sestanek bo bolj učinkovit.
Vodenje sestanka. Na začetku predstavite želene rezultate sestanka in dnevni red. Aktivno spodbujajte vse udeležence k sodelovanju, predvsem, če gre za sestanek, kjer rešujete problem ali se odločate. Če boste vključili vse udeležence, boste dosegli boljše rezultate, kot če boste krmilo prepustili nekaj najbolj glasnim. Sproti preverjajte, ali dosegate zastavljene cilje, in rdečo nit sestanka trdno držite v rokah. Razprave, ki zaidejo na stranpoti, prekinite oz. po potrebi določite drug termin za sestanek ali drug način reševanja zadev, ki niso predmet sestanka.
Zaključki in zapisnik. Že med sestankom beležite zaključke in morebitne aktivnosti, ki jih bo treba izvesti po sestanku. Namesto dolgoveznih zapisnikov si beležite ključne aktivnosti.
Če je treba, se dogovorite za termin naslednjega sestanka.